JSW SA - Jastrzębska Spółka Węglowa SA

W celu zapewnienia prawidłowości, rzetelności i zgodności sprawozdań finansowych z obowiązującymi przepisami prawa oraz generowania danych finansowych o wysokiej jakości, w Grupie funkcjonuje system kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem. Zarząd Jednostki dominującej jest odpowiedzialny za system kontroli wewnętrznej i jego skuteczność w procesie sporządzania sprawozdań finansowych i raportów okresowych przygotowywanych i publikowanych zgodnie z zasadami Rozporządzenia.

W ramach systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w procesie sporządzania sprawozdań finansowych, w Grupie funkcjonuje szereg procedur oraz wewnętrznych regulaminów, których celem jest zapewnienie skutecznej i efektywnej kontroli oraz identyfikacji i eliminowania potencjalnych ryzyk. System ten realizowany jest głównie w oparciu o:

• Statut JSW,
• Kodeks Grupy Kapitałowej,
• Regulamin Organizacyjny JSW,
• Dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
• Politykę i Procedurę Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym,
• Regulamin Funkcjonowania Systemu Kontroli Wewnętrznej JSW,
• Regulaminy Audytu Wewnętrznego,
• Instrukcję obiegu dokumentów,
• Zakresy obowiązków i uprawnień pracowników,
• Procedurę podatkową.

Proces ten realizowany jest również poprzez stosowanie przez spółki Grupy Kapitałowej jednolitych wzorców sprawozdań finansowych, badanie i przegląd sprawozdań finansowych kluczowych spółek Grupy przez tę samą firmę audytorską oraz proces autoryzacji i opiniowania sprawozdań finansowych przed ich publikacją.Nadzór nad przygotowaniem sprawozdań finansowych pełni Zastępca Prezesa Zarządu ds. Ekonomicznych. Za sporządzenie jednostkowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego odpowiedzialne jest Biuro Głównego Księgowego, zaś za przygotowanie pakietów sprawozdawczych do skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy odpowiedzialność ponoszą Zarządy spółek objętych konsolidacją.

W celu zapewnienia stosowania jednolitych zasad rachunkowości przyjęta została przez JSW Dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oparta na MSSF, która obowiązuje JSW i podmioty Grupy (głównie w zakresie przygotowywania pakietów konsolidacyjnych, na potrzeby sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego). Spółki Grupy sporządzają sprawozdania jednostkowe według MSSF. Na bieżąco prowadzony jest monitoring zmian MSSF celem aktualizacji Dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz zakresu ujawnień zawartych w sprawozdaniach finansowych.Jednostka dominująca stosuje w sposób ciągły spójne zasady księgowe zgodne z MSSF do prezentacji danych finansowych w sprawozdaniach finansowych, raportach okresowych i innych raportach przekazywanych akcjonariuszom. Takie same zasady obowiązują w spółkach tworzących Grupę Kapitałową, dla których JSW jest Jednostką dominującą. Zakres ujawnianych w sprawozdaniach finansowych danych wynika z obowiązków informacyjnych określonych przez MSSF, zaś sposób ich prezentacji zapewnia zrozumiałość i przejrzystość informacji, a także przydatność i porównywalność danych zawartych w sprawozdaniach finansowych.

Dane ujawniane w sprawozdaniach finansowych wynikają z ewidencji księgowej JSW oraz dodatkowych informacji przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne JSW. Natomiast spółki Grupy Kapitałowej przekazują wymagane dane w formie pakietów sprawozdawczych, w celu sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Rzetelność sprawozdania finansowego zapewniają dane wynikające z ksiąg rachunkowych, które zawierają zapisy wprowadzone na podstawie właściwej dokumentacji źródłowej, przy zastosowaniu najnowocześniejszej technologii informatycznej. Modułowa struktura systemu zapewnia przejrzysty podział obszarów i kompetencji, spójność zapisów operacji w księgach rachunkowych oraz kontrolę pomiędzy księgami. Dostęp do danych w różnych przekrojach i układach osiągalny jest poprzez rozbudowany system raportowy. JSW na bieżąco aktualizuje system informatyczny do zmieniających się zasad rachunkowości lub innych norm prawnych, na co pozwala wysoka elastyczność funkcjonalności w ramach poszczególnych modułów systemu. Przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego następuje przy wykorzystaniu specjalistycznych narzędzi informatycznych. Funkcjonujące w Grupie rozwiązania informatyczne zabezpieczają kontrolę dostępu do systemu finansowo-księgowego oraz zapewniają należytą ochronę i archiwizację ksiąg rachunkowych. Bezpieczeństwo eksploatacji systemu informatycznego zapewnia odpowiednia struktura uprawnień. Kontrola dostępu prowadzona jest na każdym etapie sporządzania sprawozdania finansowego, począwszy od wprowadzania danych źródłowych, poprzez przetwarzanie danych, aż do generowania informacji wyjściowych. W Grupie stosowane są systemy zabezpieczeń na poziomie sprzętowym i systemowym.

Rada Nadzorcza dokonuje oceny jednostkowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego oraz powołała Komitet Audytu będący organem doradczym i opiniotwórczym. Głównym celem działania Komitetu Audytu jest wspomaganie Rady Nadzorczej w sprawowaniu nadzoru finansowego oraz dostarczanie Radzie Nadzorczej miarodajnych informacji i opinii pozwalających sprawnie podjąć właściwe decyzje w zakresie sprawozdawczości finansowej, kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem, a także monitorowanie niezależności podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami JSW poddaje swoje sprawozdania finansowe badaniu (sprawozdania roczne) oraz przeglądowi (sprawozdania półroczne) przez niezależnego biegłego rewidenta. Wyboru biegłego rewidenta dokonuje Rada Nadzorcza JSW spośród renomowanych firm audytorskich, w oparciu o rekomendacje Komitetu Audytu. W ramach prac audytowych biegły rewident dokonuje niezależnej oceny rzetelności i prawidłowości jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz potwierdzenia skuteczności systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem.

Zasadniczym elementem zarządzania ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych jest badanie funkcjonowania mechanizmów kontrolnych oraz występowania ryzyk w działalności JSW. Realizując te zadania Audyt Wewnętrzny wspiera Komitet Audytu przeprowadzając odpowiednie prace sprawdzające skuteczność kontroli i efektywność procesów. Audyt Wewnętrzny realizuje zadania audytowe o charakterze usług zapewniających i doradczych, a także audyty doraźne.

System kontroli wewnętrznej, obejmuje swoim zakresem całą działalność JSW określoną w Statucie oraz wszystkie poziomy struktury organizacyjnej, a przez to wszystkie procesy zachodzące w JSW, w tym obszary mające bezpośredni lub pośredni wpływ na prawidłowość sporządzania sprawozdań finansowych. System Kontroli Wewnętrznej („SKW”) obejmuje system kontrolnych rozwiązań finansowych, informatycznych, a także odpowiednie regulacje, procedury i struktury organizacyjne. Działania SKW służą zapewnieniu skutecznego i efektywnego działania organizacji, rzetelności sprawozdawczości finansowej oraz zgodności działania z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi. Jednostka dominująca systematycznie bada funkcjonowanie SKW i jego mechanizmy kontrolne oraz wskazuje potencjalne ryzyka w procesach. Funkcję tę sprawuje Audyt Wewnętrzny, który przeprowadza analizy, dokonuje ocen i przedstawia rekomendacje usprawnień do istniejących procedur i mechanizmów systemu kontroli wewnętrznej oraz ocenia naruszenia zasad i procedur. W wyniku przeprowadzonych corocznie zadań audytowych i kontrolnych wydawane są rekomendacje i polecenia, usprawniające mechanizmy kontrolne oraz minimalizujące ryzyka.